Υπεύθυνος/η Γραμματειακής, Διοικητικής Υποστήριξης & Ανθρώπινου Δυναμικού | Ελληνική Ορνιθολογική Εταιρεία

Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία αναζητά υπεύθυνο/η Γραμματειακής, Διοικητικής Υποστήριξης & Ανθρώπινου Δυναμικού (HR) με έδρα την Αθήνα.

Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα αποτελέσει βασικό μέλος της διοικητικής ομάδας της Οργάνωσης, συμβάλλοντας στην εύρυθμη λειτουργία των γραφείων και στην αποτελεσματική υποστήριξη της Διεύθυνσης, του Διοικητικού Συμβουλίου και των επιμέρους τμημάτων.

Καθήκοντα

Ο/Η Υπεύθυνος/η Γραμματειακής, Διοικητικής & Ανθρώπινου Δυναμικού (HR) θα αναλάβει, μεταξύ άλλων:

Γραμματειακή Υποστήριξη

• Διασφάλιση της εύρυθμης καθημερινής λειτουργίας των γραφείων της Οργάνωσης, συμπεριλαμβανομένης της υποδοχής επισκεπτών, της διαχείρισης τηλεφωνικού κέντρου και ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, καθώς και της οργάνωσης συναντήσεων, ημερολογίων, ταξιδιών και λοιπών διοικητικών διαδικασιών.
• Διαχείριση αναλωσίμων, εξοπλισμού γραφείου και συνεργασία με προμηθευτές.
• Διαχείριση και ενημέρωση του CRM (CiviCRM), υποστήριξη του ηλεκτρονικού καταστήματος (e-shop) και της διαχείρισης μελών και οικονομικών υποστηρικτών.

Διοικητική Υποστήριξη

• Διοικητική υποστήριξη της Διεύθυνσης, του Διοικητικού Συμβουλίου και των επιμέρους τμημάτων της Οργάνωσης.
• Προετοιμασία και αρχειοθέτηση διοικητικών εγγράφων, πρακτικών, παρουσιάσεων και τήρηση των αρχείων των Γενικών Συνελεύσεων και του Διοικητικού Συμβουλίου.
• Διαχείριση του μικρού ταμείου (petty cash) της Οργάνωσης, διεκπεραίωση πληρωμών και εισπράξεων, καθώς και εβδομαδιαία συμφωνία του ταμείου.
• Υποστήριξη της διοργάνωσης συναντήσεων, εκπαιδεύσεων, εκδηλώσεων και συμμετοχή στη βελτίωση και τυποποίηση των διοικητικών διαδικασιών της Οργάνωσης.

Ανθρώπινο Δυναμικό (HR)

• Υποστήριξη των διοικητικών διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού, συμπεριλαμβανομένης της τήρησης αρχείων προσωπικού, της παρακολούθησης συμβάσεων, αδειών και λοιπών διοικητικών θεμάτων προσωπικού.
• Υποστήριξη των διαδικασιών στελέχωσης (διαχείριση βιογραφικών και υποψηφιοτήτων) και συντονισμός με τα επιμέρους τμήματα και το εξωτερικό λογιστικό γραφείο για θέματα προσωπικού.
• Συνεργασία με όλα τα τμήματα της Οργάνωσης και ανάληψη λοιπών συναφών καθηκόντων που θα ανατίθενται από τη Διεύθυνση ή/και το Διοικητικό Συμβούλιο.

Απαραίτητα προσόντα

• Πτυχίο ΑΕΙ, ΤΕΙ ή ΙΕΚ σε συναφές αντικείμενο (Διοίκηση Επιχειρήσεων, Διοίκησης Προσωπικού ή αντίστοιχο αντικείμενο θα συνεκτιμηθεί).
• Τουλάχιστον δύο (2) έτη επαγγελματικής εμπειρίας σε αντίστοιχη θέση.
• Πολύ καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας (τουλάχιστον επίπεδο Β2).
• Αποδεδειγμένη άριστη γνώση Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Πολύ καλή εξοικείωση με ηλεκτρονικά εργαλεία συνεργασίας και διαχείρισης αρχείων (Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint ή αντίστοιχα).
• Άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
• Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων.
• Προσοχή στη λεπτομέρεια και συνέπεια στην τήρηση προθεσμιών.
• Υπευθυνότητα, διακριτικότητα και εχεμύθεια.
• Ομαδικό πνεύμα και διάθεση συνεργασίας.
• Τακτοποιημένες στρατιωτικές υποχρεώσεις (για τους άνδρες υποψηφίους).

Επιθυμητά προσόντα

• Εμπειρία στη χρήση συστημάτων CRM.
• Εμπειρία σε διοικητική υποστήριξη Μη Κυβερνητικών ή κοινωφελών οργανισμών.
• Εμπειρία στη διαχείριση ηλεκτρονικού καταστήματος.
• Δίπλωμα οδήγησης κατηγορίας Β.
• Ενδιαφέρον για την προστασία της φύσης και τις αξίες της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.

Προσφέρουμε

• Πλήρη απασχόληση σε έναν από τους μεγαλύτερους περιβαλλοντικούς οργανισμούς της χώρας.
• Ένα σύγχρονο, συνεργατικό και υποστηρικτικό εργασιακό περιβάλλον.
• Τη δυνατότητα να συμβάλετε ουσιαστικά στην προστασία της φύσης και της βιοποικιλότητας στην Ελλάδα, συμμετέχοντας στο έργο μιας αναγνωρισμένης περιβαλλοντικής οργάνωσης με πολυετή παρουσία και σημαντικό κοινωνικό αποτύπωμα.

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΥΛΛΟΓΗΣ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΩΝ

Οι υποψήφιοι/ες μπορούν να αποστέλλουν το βιογραφικό τους σημείωμα και συνοδευτική επιστολή που να εξηγούν τους λόγους για τους οποίους ενδιαφέρονται να συνεργαστούν με την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία και γιατί θεωρούν ότι είναι κατάλληλοι/ες για τη θέση στο job@ornithologiki.gr μέχρι και 7 Σεπτεμβρίου 2026. Το e-mail πρέπει να έχει τίτλο «Θέση Γραμματειακής Υποστήριξης».

Το βιογραφικό πρέπει να καλύπτει ξεκάθαρα όλα τα αντικείμενα που αναφέρονται παραπάνω σχετικά με το προφίλ της θέσης. Επισημαίνεται ότι από τους/τις υποψηφίους/ες θα ειδοποιηθούν οι επικρατέστεροι εντός δύο (2) εβδομάδων από την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων, ενώ στην τελική φάση αξιολόγησης θα ζητηθούν αντίγραφα τίτλων σπουδών, καθώς και δύο (2) επαφές για συστάσεις και σχετικό portfolio. Εκπρόθεσμες ή ελλιπείς αιτήσεις δεν θα ληφθούν υπόψη.

Όλες οι αιτήσεις θα αντιμετωπίζονται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR).